Terminservice und Sekretariatsdienst für psychotherapeutische Praxen

Der Terminservice für meine Erstgespräche und Sprechstunden

Unsere Plattform ist speziell auf die besonderen Anforderungen der Terminvergabe an Neupatienten für psychotherapeutische Praxen zugeschnitten. Sie steht allen approbierten Psychotherapeuten und psychotherapeutisch tätigen Ärzten zur Verfügung.

Wir wollen Ihnen die Gelegenheit geben, unseren Terminservice ausführlich zu testen und auszuprobieren, in wie weit er Ihnen in Ihrem Praxisablauf von Nutzen ist. Dazu bieten unseren Dienst während einer Einführungsphase (mindestens bis zum Jahr 2021) kostenfrei an.

Was ist der Terminservice?

Der Terminservice von PT-termin.de verbindet psychotherapeutische Praxen und Patienten. Wir haben uns das Ziel gesetzt, für Therapeuten die administrativen Vorgänge der Terminvergabe so einfach, zeitsparend und effektiv wie möglich zu gestalten, ohne dabei Kompromisse bei den Einflussmöglichkeiten auf die Patientenauswahl einzugehen. Die Patienten profitieren durch mehr Komfort, effizientere Vorgänge und kürzere Wartezeiten.

Vorteile für Praxen

Ohne Nutzung eines Terminservice verläuft die Kontaktaufnahme in vielen Praxen so, dass Patienten eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter mit einer Rückrufnummer hinterlassen. Oftmals sind Patienten beim Rückruf jedoch nicht erreichbar oder es ist wiederum nur ein Anrufbeantworter geschaltet, was mehrere Kontaktversuche erfordert. Das Abhören, Zurückrufen und Selektieren der Patienten auf diesem Weg ist mühsam und zeitaufwendig.

Stellen Sie sich nun bitte mal vor, auf Ihrem Anrufbeantworter würden gar keine neuen Patienten mehr anrufen. Stattdessen können Sie über eine geschützte Webseite alle Neupatienten auf einer automatisch geführten Warteliste abrufen, Details der Patienten einsehen und nach Ihren eigenen Kriterien filtern. Wenn Sie einen Therapieplatz frei haben, sucht Ihnen das System passende Patienten heraus, die zum gewünschten Termin Zeit haben. Optional können Sie diese manuell durchsehen und dann an ein oder mehrere Patienten per Knopfdruck den Terminvorschlag anbieten. Das System stimmt mit den Patienten per Email ab, ob sie den Termin wahrnehmen möchten, bucht nach Rückmeldung einen Patienten fest ein und schickt diesem ihre Praxisdaten sowie ggf. von Ihnen festgelegte weitere Detailinformationen zu.

Und wenn Sie mal eine Absage von ihren regulären Patienten haben, geben Sie dem System nur unkompliziert Datum und Uhrzeit des Zeitslots an und das System versucht mit einem Patienten von Ihrer Warteliste oder aus unserem Patientenpool einen Sprechstundentermin zu vereinbaren und informiert Sie dann zeitnah über den Ausgang. Statt zeitaufwendigem Abtelefonieren der eigenen Wartelisten füllen Sie den Termin mit einem Mausklick. Oftmals klappt das sogar übernacht bis zum nächsten Morgen.

Klingt zu schön um wahr zu sein? Dann testen Sie jetzt den PT-Termin.de Terminservice! Wir übernehmen für Sie die zeitaufwendigen organisatorischen Vorgänge und ermöglichen Ihnen, sich auf das wesentliche Kerngeschäft, die therapeutische Behandlung, zu konzentrieren.

Vorteile aus Patientensicht

Patienten brauchen sich nur einmal registrieren und erhalten dann, ja nach Wunsch, zunächst einen Sprechstundentermin angeboten oder können sich auf die Warteliste für einen Therapieplatz setzen lassen. PT-Termin.de ermöglicht, mit nur einer Anmeldung, gleichzeitig auf den Wartelisten von mehreren Praxen zu stehen. Dies verbessert die Wartezeit bzw. Chance auf einen Termin. Patienten können dabei ihre Wunschpraxen auswählen und z.B. persönliche Empfehlungen, Spezialisierungen, Entfernung, Geschlecht oder therapeutisches Verfahren berücksichtigen. Nach Bestätigung des ersten freien Termins wird der Patient automatisch auch von den Wartelisten der anderen Praxen gelöscht. Dies führt zu einer großen Zeitersparnis gegenüber dem Fall, dass Patienten einzelne Praxen abtelefonieren und die gleichen Informationen dabei immer wiederholt angeben müssen.

Unser Online Terminservice ist für Patienten 24/7 erreichbar; eine Anmeldung oder Terminbestätigung ist damit flexibel jederzeit möglich. Da Patienten über freie Termine sofort per Email informiert werden, können diese oftmals z.B. auch während der Arbeitszeit über das eigene Telefon abgerufen und zeitnah bestätigt werden. Eine persönliche Kommunikation am Telefon ist hingegen während dem Job nicht so leicht möglich. Falls doch mal ein persönlicher Kontakt notwendig ist, sind die Telefonsprechzeiten unseres Sekretariats so gelegt, dass auch berufstätige Patienten ausserhalb der Arbeitszeit anrufen können.

Die meisten Patienten schätzen die unkomplizierte und sehr zeitsparende Terminvergabe über das Onlinesystem. Denn für einige Patienten ist die Hemmschwelle, einen Termin online zu vereinbaren, deutlich geringer als sich über das Telefon anzumelden.

In Einzelfällen kommt es vor, dass Patienten sich das Eintragen online nicht zutrauen oder zunächst Schwierigkeiten mit der Bedienung haben. In diesem Fall kann unser Sekretariat während der Telefonsprechstunden behilflich sein. Unserer Erfahrung nach lässt sich fast immer eine Lösung finden. Nur ein sehr geringer Anteil (ca. 1 aus 100 Patienten) kann oder möchte die online Lösung nicht nutzen und wird dann von uns auf alternative Angebote verwiesen.

Warteliste für Termine

Unser System führt für Ihre Praxis eine Warteliste, in die sich Neupatienten eintragen können.
Unser Terminservice ermöglicht den Patienten, mit nur einer Anmeldung gleichzeitig auf den Wartelisten von mehreren Praxen zu stehen, um die Wartezeit bzw. Chance auf einen Termin zu verbessern. Die Patienten können ihre Wunschpraxen selbst auswählen und z.B. persönliche Empfehlungen, Spezialisierungen, Entfernung, Geschlecht oder therapeutischem Verfahren berücksichtigen. Nach der Bestätigung des ersten freien Termins wird der Patient automatisch auch von den Wartelisten der anderen Praxen gelöscht. Falls es dann bei diesem Termin nicht passt, kann sich der Patient unkompliziert wieder aktiv schalten und noch mal  einen Termin in einer anderen Praxis erhalten.

Umfangreiche Auswahl- und Filtermöglichkeiten

Therapeuten haben diverse Einflussmöglichkeiten auf die Zuweisung von Patienten und zur Verwaltung der eigenen Warteliste um eine möglichst gute Passung der Patienten zum eigenen Profil zu erzielen.

Die Patienten auf ihrer Warteliste können Sie jederzeit einsehen und, wenn von Ihnen gewünscht, anhand der von den Patienten gemachten Angaben auch priorisieren oder weiter verweisen. Sie haben zudem die Wahl, freie Termine entweder vollständig durch unsere Algorithmen anbieten zu lassen und sich dann um nichts weiter zu kümmern, oder Terminangebote mit einem Klick an ein oder mehrere von Ihnen selbst ausgewählte Wunschpatienten von der Warteliste zu senden.

Such- und Filtermöglichkeiten unter Berücksichtigung von:
Demographische Daten
Passung der Problematik
Freitextsuche
Ist Gruppentherapie gewünscht
Videosprechstunden gewünscht
Dringlichkeitscode der KV

Einfache Bedienung über sicheres Webinterface, 24/7 Erreichbarkeit

Unser einfach zu bedienender Online Terminservice ist für Therapeuten sowie Patienten über unsere moderne Webseite 24/7 erreichbar. Alle Funktionen der Terminvergabe und die Registrierung der Patienten sind damit jederzeit möglich. Unser Online System können Sie auch am Smartphone nutzen und so Ihre Termine zeitsparend unterwegs in Bus oder Bahn verwalten. Persönliches Telefonieren mit den Patienten würde hingegen einen geschützten Raum erfordern.

Da Patienten über Termine sofort per Email informiert werden, können diese oftmals z.B. auch während der Arbeitszeit über das persönliche Telefon abgerufen und so zeitnah bestätigt werden.

Kurzfristige Termine werden zeitnah gefüllt

Unser System versucht eingestellte Termine zeitnah an Patienten zu vergeben. Praxen können dies nutzen um offene Zeitslots, die durch anderweitige Absagen entstanden sind, kurzfristig mit Sprechstunden zu füllen und dadurch Verdienstausfälle minimieren.

Zum Erfolg unseres Systems trägt maßgeblich bei, dass wir nach Meldung eines freien Termins nicht erst auf neue Anmeldungen von Patienten warten müssen sondern aus unserem Patientenpool gezielt passende Patienten für Sie suchen und diesen den Termin per Email anbieten. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass auch zeitnahe Termine (z.B. am nächsten Tag) vergeben werden, bieten wir diese Termine mehreren Patienten gleichzeitig an. Die schnellste Rückmeldung erhält dann den Termin; alle Anderen werden darüber informiert, dass der Termin anderweitig vergeben wurde.

Sehr geringe Ausfallrate wegen Nichterscheinens von Patienten

Über unser System gebuchte Termine werden unserer Erfahrung nach nur in ganz seltenen Ausnahmefällen nicht wahrgenommen oder kurzfristig storniert. Verschiedene Merkmale sorgen für diese exzellente Verlässlichkeit: Bei der Anmeldung in unserem System geben die Patienten im Vergleich zu anderen Anbietern relativ viele persönliche Daten ein, was zu einer hohen Verbindlichkeit auf Seiten der Patienten führt. Unsere Nutzungsbedingungen verpflichten Patienten, sich unter ihrem Realnamen mit funktionierenden Kontaktdaten zu registrieren. Automatische Terminerinnerungen per Email stellen sicher, dass Patienten ihre Termine nicht versehentlich verwechseln oder übersehen.

Automatisierte Terminvergabe

Unser System basiert auf intelligenten Algorithmen um die Terminzuweisung der Patienten zu optimieren und berücksichtigt nicht nur die von Therapeuten und Patienten angegebenen Präferenzen sondern auch verfügbare Zeiten, Distanz zur Praxis und Praxisschwerpunkte. Diese Paarung funktioniert automatisiert, so dass auch Termine, die Sie spät abends einstellen, ohne unser Zutun direkt angeboten und oftmals noch am selben Abend von Patienten bestätigt werden. Auch kurzfristig abgesagte Termine von Patienten in laufender Therapie können dadurch zeitnah mit Sprechstunden aufgefüllt werden.  Dadurch reduzieren Sie finanzielle Ausfälle durch Absagen auf ein Minimum.

Patienten werden in regelmäßigen Abständen aufgefordert sich zurück zu melden und ihren Eintrag aktuell zu halten. Patienten, die kein Interesse mehr haben weil sie z.B. bereits anderweitig einen Termin erhalten haben (Karteileichen), werden zeitnah aus der Datenbank entfernt.

Übernahme der telefonischen Erreichbarkeit durch unser Sekretariat

Unser Sekretariat ist unter einer Festnetznummer erreichbar und übernimmt auf Wunsch für unsere Partnerpraxen die erforderlichen Telefonsprechzeiten. Dazu können Sie entweder ihr Praxistelefon an uns weiterleiten oder auf ihrem Anrufbeantworter einen Hinweis auf unser Sekretariat und unsere Nummer hinterlassen. Gemäß den Psychotherapie-Richtlinien gibt es keine Einschränkung bezüglich der Zusammenlegung der Telefonsprechstunden über mehrere Praxen, so dass Sie bei Nutzung unseres Sekretariat alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen.

Während unserer Telefonsprechzeiten können Patienten mit unserem Sekretariat alle Fragen klären, die sie zur Psychotherapie und Behandlung in Ihrer Praxis haben. Die Sprechzeiten unseres Sekretariats sind so gelegt, dass auch berufstätige Patienten eine Chance haben außerhalb der Arbeitszeit anzurufen. Sollten unsere qualifizierten Telefonist/innen mal eine Ihre Praxis betreffende Frage nicht selbst beantworten können, werden wir mit Ihnen Rücksprache halten bzw. Ihnen das Anliegen weiterleiten.

Integration in Ihre Praxiswebseite möglich

Sie können von Ihrer eigenen Praxiswebseite für Ihre Patienten einen individualisierten Link zu unserem Anmeldeformular setzen. Patienten, welche sich über diesen Link anmelden, werden direkt und exklusiv Ihrer Praxis zugeordnet und erscheinen – speziell gekennzeichnet – auf Ihrer Warteliste. So sehen Sie sofort, welche Patienten über Ihre Webseite kommen und können diese, sofern gewünscht, auch priorisiert behandeln.

Ein Service von Psychotherapeuten für Psychotherapeuten

Als Psychotherapeuten sind uns die speziellen Anforderungen und Bedürfnisse psychotherapeutischer Praxen sehr geläufig. Unsere maßgeschneiderten Lösungen sind genau auf diese Abläufe abgestimmt und werden ständig weiterentwickelt.

Häufige Fragen und Antworten

Unser online Terminservice unterscheidet sich in wesentlichen Punkten von den meisten anderen kommerziellen Anbietern von Kalenderfunktionen sowie von der Terminservicestelle der KV und bietet Ihnen dadurch entscheidende Vorteile:

Durch unseren Patientenpool können wir einen gemeldeten freien Termin sofort mehreren Patienten anbieten. Dadurch lassen sich Termine sehr schnell füllen, was nützlich ist um z.B andere abgesagte Termine ohne Verdienstausfall mit Sprechstunden belegen zu können. Der Arbeitsaufwand dazu ist für die Therapeuten minimal. Die Terminservicestelle der KV und die Systeme vieler Wettbewerber führen lediglich einen Kalender mit Terminen der Therapeuten. Nur wenn nach Meldung eines Termins ein Patient aktiv nach Terminen sucht, kann er sich für diesen Termin eintragen. Das führt leider dazu, dass für kurzfristige Termin oftmals nicht genug Zeit zur Verfügung steht um von Patienten gefunden und gebucht zu werden.
Wir bieten umfassende Filter- und Auswahlmöglichkeiten für Patienten auf der eigenen Warteliste an, was die Passung und Zuweisung von Patienten gemäß den eigenen Schwerpunkten und Präferenzen verbessert. Eine unpassende Zuweisung von Patienten führt in der Regel dazu, dass dem Patienten nach dem Erstgespräch kein Therapieplatz angeboten wird. Dies bindet unnötig Kapazitäten für Erstgespräche (Patienten müssen mehrere Erstgespräche absolvieren um einen Platz angeboten zu bekommen). Manche Praxen screenen ihre Patienten daher vorher per Telefon – ein wiederum mühsames und zeitaufwendiges Verfahren.
Die Rate, dass ein Patient zum gebuchten Termin auch erscheint, ist durch unsere Verbindlichkeit extrem hoch.

Die Entwickler von PT-Termin.de betreiben das gemeinsame Sekretariat vom Psychotherapeuten-Netz Rosenheim zur Koordination der Terminvergabe von psychotherapeutischen Praxen in Rosenheim. Vor einiger Zeit haben wir im Sekretariat die Terminvergabe vollständig auf ein datenbankgestütztes Onlinesystem umgestellt und damit hervorragende Erfahrung im Praxisalltag gemacht.

Seitdem erreichen uns immer wieder Anfragen von Praxen auch aus anderen Regionen, dass sie gerne auch so ein System wir wir benutzen würden. Die Zufriedenheit unserer Praxen und diese Anfragen haben uns motiviert, unseren Service jetzt auch in anderen Regionen anzubieten. So ist PT-Termin.de entstanden.

Statistik aus dem Jahren 2019 und 2020:

Anteil der Patienten welche zu gebuchten Terminen erscheinen 98.6%
Anteil der Termine, die von uns rechtzeitig vermittelt werden können 96.7%
Anteil Patienten, die innerhalb von 4 Wochen einen Sprechstundentermin angeboten bekommen 63%

Zur Funktion unseres Terminservice ist die Speicherung von bestimmten personenbezogenen Daten notwendig (z.B. die von Patienten selbst auf unserer Webseite gemachten Angaben zu Namen, Kontaktdaten, verfügbaren Zeiten). Alle gespeicherten persönlichen Nutzerdaten werden von den Patienten selbst eingegeben und ausschliesslich zum Zweck der Terminvermittlung verwendet. D.h. Patienten können selbst entscheiden, welche und wie viele Informationen sie bei der Anmeldung angeben; nach dem Termin fließen keine Daten von den Therapeuten ins System zurück. Die Speicherung der Daten erfolgt unter Berücksichtigung der DSGVO auf Servern innerhalb der EU. Der Terminservice nutzt zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte zwingend eine SSL-Verschlüsselung. Daten der Webseite können dadurch während der Übertragung nicht von Dritten mitgelesen werden. Da Emails technisch bedingt oftmals noch unverschlüsselt übertragen werden, verzichten wir in unseren automatisierten Emails der Terminvermittlung auf die Verwendung von jeglichen personenbezogenen Daten.

Der Therapeutenlogin ist zwingend mit einem 2-Faktorverfahren gesichert. Das bedeutet, dass ein Login nur mit Kenntnis des Passworts und mit Besitz eines vorher verknüpften Smartphones möglich ist, da zum Login ein durch eine App (Google Authenticator) generierter Code benötigt wird (ähnlich dem Token für den Login zum Mitgliederportal der KV).

Viele unserer Partnerpraxen weisen bereits auf Ihrem Anrufbeantworter darauf hin, dass neue Patienten sich über den Terminservice anmelden sollen und fügen ggf. auf der Praxiswebseite einen Link dorthin ein. Sie weisen dadurch alle an einer Therapie interessierten Patienten auf unseren Service hin. Wenn Patienten keine Präferenz für eine bestimmte Praxis haben, wird dadurch auch automatisch der Patientenpool des Terminservice gefüllt. Am besten funkioniert dieses System, wenn neben Ihnen in Ihrer Region noch andere Praxen am Terminservice teilnehmen. Denn dann brauchen Patienten sich nur einmal anmelden und können potentiell von mehreren Praxen behandelt werden – dort, wo gerade ein Termin frei wird. Jede Praxis profitiert wiederum von dem umfangreicheren Patientenpool, hat mehr Auswahlmöglichkeiten bei Patienten und kann auch kurzfristige Termine sehr zeitnah füllen.

Wenn Sie unser Sekretariat die Telefonsprechzeiten übernehmen lassen wollen, können Sie auf Ihrem Anrufbeantworter zudem die Nachricht aufsprechen, dass sich neue Patienten für die telefonische Erreichbarkeit der Praxis an unser Sekretariat unter unser Nummer zu den Sprechzeiten wenden sollen. Sie brauchen dadurch Patienten nicht mehr nachtelefonieren. Stattdessen sehen Sie zuerst übersichtlich auf Ihrer Warteliste mögliche Interessenten und können Ihnen vielversprechende Patienten gezielt anschreiben, anrufen, oder einen Termin anbieten.

Bitte beachten Sie: Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit haben wir in der obigen Beschreibung weitgehend auf Genderisierung (Psychotherapeut/innen) verzichtet. Selbstverständlich möchten wir an jeder Stelle Psychtherapeutinnen wie Psychotherapeuten gemeinsam ansprechen.