Kurzanleitung für den Terminservice

Registrierung und erste Anmeldung

Um die hohen Anforderungen an den Datenschutz zu gewährleisten ist beim Login ein 2-Faktorverfahren erforderlich. Sie benötigen dazu die App Google Authenticator.
Wir haben ein kurzes Video erstellt, welches die Schritte erklärt.

Youtube-Video zur Erklärung der ersten Anmeldung

Neuen Termin anlegen (Bilder lassen sich durch Anklicken vergrössern)

Neuen Termin anlegen

Termine verwalten Sie unter der Schaltfläche Termine in der Menüleiste.
Um einen Termin im System anzulegen, gehen Sie dann auf die Seite Neuen Termin anlegen.
  • Wählen Sie Datum und Uhrzeit im Kalender aus. Sie können das Textfeld im Anschluss editieren um von der vollen Stunde abweichende Zeiten einzugeben.
  • Um wiederkehrende Termine anzulegen, stellen Sie einmaliger Termin auf ein Intervall um und geben im Feld Wiederholungen die Anzahl der anzulegenden Termine ein. In einem Schritt können Sie so bis zu 12 Termine gleichzeitig anlegen.

Wir unterscheiden bei Terminen zwischen Sprechstunde und Therapieplatz. Diese Auswahl hilft, den Patienten passende Termine anzubieten: Bei der Anmeldung können Patienten auswählen, ob sie bereits in einer Sprechstunde waren und ob sie Termine für eine Sprechstunde und/oder einen Therapieplatz suchen. Ein Sprechstundentermin wird nur an Patienten angeboten, die wegen der Problematik noch keine Sprechstunde woanders hatten und prinzipiell auch einmalige Sprechstundentermine wahrnehmen möchten.

Wählen Sie hier Sprechstunde, wenn Sie z.B. Lücken in Ihrem Terminkalender füllen möchten und bereits wissen, dass Sie keine freien Plätze für eine weiterführende Behandlung haben. In allen anderen Fällen können Sie Therapieplatz wählen.

Selbstverständlich behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, mit welchen Patienten sie weiter zusammen arbeiten wollen und können auch dann, wenn Sie einen Therapieplatz eingestellt haben, Patienten nach der Sprechstunde ablehnen oder weiter verweisen.

Übersicht Termine

Alle angelegten Termine sehen Sie dann in einer übersichtlichen Liste.
Termine können durch Klick auf das -Symbol geändert oder gelöscht werden.

Mehr zu Termine editieren...

Falls der Termin bereits an Patienten angeboten wurde, lassen sich die Eigenschaften des Termins nicht mehr direkt ändern. Es muss dann zuerst der Patient vom Termin gelöscht werden. Wir bitten Sie, aus Fairness den Patienten gegenüber, bestätigte Termine möglichst einzuhalten und diese Funktion nur im Ausnahmefall anzuwenden.

Unproblematischer ist es, einzelne Patienten, denen der Termin zwar angeboten wurde aber noch nicht bestätigt haben, aus der Angebotsliste wieder zu entfernen. Dadurch können Sie einen noch nicht bestätigten Termin auch parallel ausserhalb des Systems vergeben und dann aus der Vergabe wieder rausnehmen.

Bei bestätigten Terminen können Sie den Namen des Patienten anklicken um weitere Details und die Kontaktdaten einzusehen.

An vielen Stellen wird die Bedeutung der Symbole und Funktion von Schaltflächen erklärt, wenn Sie mit der Maus kurz darüber verweilen.

Liste mit angelegten Terminen

Mit der automatischen Terminvergabe übernimmt unser System alles Weitere für Sie

Das System bietet den Termin an Patienten an und Sie werden per Email benachrichtigt sobald ein Patient diesen Termin bestätigt hat. Alles automatisch im Hintergrund. Selbstverständlich berücksichtigt das System bei der Terminvergabe sowohl Ihre Praxispräferenzen als auch die Wünsche, welche die Patienten bei der Anmeldung angegeben haben.

Um auch kurzfristige Termine, z.B. am nächsten Tag, zu füllen, bietet das System – abhängig vom Zeitraum bis zum Termin – diesen zunächst mehreren Patienten gleichzeitig an. Wer den Termin dann als erstes bestätigt, erhält ihn fest gebucht. Auch die anderen Patienten werden anschliessend über den Ausgang der Vergabe informiert.

Termin an Patienten anbieten

Patienten für den Termin selbst auswählen

Neben unserer Automatik können Sie auch selbst entscheiden, an welche Patienten Ihre Termine angeboten werden

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Termine an Patienten von Hand selbst anzubieten. Zum einen auf der Terminliste mit der -Schaltfläche, zum anderen aus der Warteliste heraus (mehr dazu unter Warteliste).

Daraufhin sehen Sie eine Patientenliste mit allen für diesen Termin passenden Patienten. Sie können die Details des Patienten mit ansehen oder den Termin mit anbieten.

Wenn Sie den Termin an mehrere Personen gleichzeitig anbieten möchten, wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Patienten dem Sie den Termin gleichzeitig anbieten möchten. Durch diese Funktion erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Termin innerhalb kurzer Zeit auch gefüllt werden kann.

Wie fülle ich meine Termine mit Wunschpatienten?

Wenn Sie einen Termin ausschliesslich von Hand an ausgewählte Patienten anbieten möchten, schalten Sie die automatische Terminvergabe aus. Sie müssen den Termin dann selbst ihren Patienten anbieten. Lehnt ein Patient den Termin ab, z.B wegen einem Terminkonflikt, dann wird dieser nicht automatisch an weitere Patienten angeboten. Bitte beachten Sie, dass der Termin im Zweifelsfall frei bleibt falls keine dieser Patienten den Termin bestätigt.

Wenn Sie zwar Wunschpatienten haben, jedoch im Zweifelsfall den Termin auch vom System an andere Patienten ihrer Warteliste vergeben lassen möchten falls die von Ihnen zum Termin hinzugefügten  Patienten nicht reagieren, dann können Sie in den Termindetails ein Datum eingeben ab welchem der Termin automatisch vom System vergeben wird. Stellen Sie dieses Datum z.B. ein paar Tage vor dem Termin ein, dann versucht das System ab diesem Tag sukzessive weitere Patienten auf den Termin hinzu zu buchen bis der Termin belegt wird.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, auf ihrer Warteliste alle ihre Wunschpatienten zu priorisieren (s.u.) und die Vergabe dann dem System zu überlassen. Dazu müssen Sie zwar zunächst einmal die Patienten auf ihrer Warteliste durchsehen, können dann aber für einzelne Termine alles dem System überlassen. Bitte beachten Sie: Das System bietet Ihre Termine gemäß der Priorität an und ein Termin kann – wenn er kurzfristig ist –  bis zu 12 Patienten gleichzeitig angeboten werden. Der Patient welcher dann zuerst bestätigt erhält den Termin fest gebucht. Dadurch kann es vorkommen, dass schlussendlich nicht der Patient mit der höchsten Priorität auf ihrer Warteliste den Termin erhält sondern ein Patient im oberen Bereich welcher einfach schneller reagiert hat.

Patienten-Warteliste

Patienten auf Ihrer Warteliste für einen Termin sehen Sie unter dem Menüpunkt Patienten.
Sie können in Ihrer Warteliste suchen und die Sortierung für die Anzeige ändern
Über umfangreiche Filter lassen sich Patienten nach bestimmten Kriterien auswählen
Einzelne Patienten können Sie priorisieren oder von der Terminvergabe ausschliessen

Bei der Anmeldung können Patienten entweder die Praxen auswählen, auf deren Warteliste sie sich setzen lassen oder angeben, dass sie schnellstmöglich in einer verfügbaren Praxen einen Termin erhalten wollen. In diesem Fall werden die Patienten auf die Wartelisten von allen Praxen gesetzt, die für den Patienten in Frage kommen. Dazu berücksichtigt unser System Kriterien wie das gewünschte Therapieverfahren, Alter vom Patienten, Geschlechtspräferenz des Patienten für den Therapeuten, die Symptomatik oder die Entfernung der Praxis vom Wohnort des Patienten.

Mehr zur Warteliste

  • Bei Patienten, die von der zeitlichen Verfügbarkeit auf einen Ihrer eingestellten freien Termine passen, wird das Kalendersymbol zum anbieten eines Termins in grün dargestellt. So sehen Sie sofort, welchen Patienten sie Ihre freien Termine anbieten können.
  • Priorisierte Patienten rutschen an den Anfang der Warteliste und werden bei der automatischen Vergabe immer zuerst berücksichtigt.
  • Geblockte Patienten rutschen ans Ende der Warteliste und werden bei der Terminvergabe nicht mehr berücksichtigt. Sie können diese Funktion nutzen, wenn einem Patienten kein Termin angeboten werden soll.
Neue Patienten screenen

Sie können Patienten nach der Reihenfolge der Anmeldung sortieren (Sortierung nach ID), dann werden Ihnen die neuesten Patienten ganz oben angezeigt. Diese können dann einfach kurz von Ihnen durchgesehen werden ob sie für einen Termin in Frag kommen oder nicht.

Priorität der Patienten

Die Priorität ist ein vom System für Sie individuell berechnete Zahl, welche den Platz des Patienten auf Ihrer Warteliste angibt. Je höher die Priorität, desto weiter oben steht der Patient auf der Warteliste. Die Priorität wird mit jedem Tag nach der Anmeldung des Patienten um eins erhöht und dann durch weitere Faktoren wie die Passung zu Ihrer Praxis, ob der Patient bereits vorherige Termine storniert hat, ob ein Dringlichkeitscode vorliegt, etc. modifizert. Durch den Modifikator können negative Prioritäten entstehen.

Weitere Hilfe

Auch in Ihrer Warteliste erhalten Sie zu den Symbolen und Schaltflächen eine Erklärung, wenn Sie mit der Maus kurz darüber verweilen.

Ansicht der Warteliste

Filterfunktionen

Ergebnis des Termins eintragen

Feedback nach dem Termin

Nach dem Termin bitten wir sowohl Patienten als auch die Praxen um eine ganz kurze Rückmeldung zum Ergebnis des Termins.

Hier geht es darum, ob der Patient in der Praxis weiterbehandelt werden kann bzw. möchte oder nicht. Abhängig davon wird dann der Patient entweder aus der Terminvergabe rausgenommen oder es können weitere Termine in anderen Praxen angeboten werden.

Ihre Rückmeldung geben Sie uns in den Details zum jeweiligen Termin. Termine, welche bereits stattgefunden haben, finden Sie unter Vergangene Termine aufgelistet. Bei Ihrer Rückmeldung können Sie angeben, ob Sie den Patienten für die weitere Behandlung übernehmen aber auch, ob der Patient z.B. für den Termin unentschuldigt nicht erschienen ist.

Sollte der Patient vor dem Termin direkt bei Ihnen absagen, können Sie den Patienten über Termin absagen löschen und den Termin neu vergeben.

Bei sämtlichen hier abgebildeten Patientendaten handelt es sich ausschliesslich um Testdaten und keine echten Patienten.